Soluția Canon pentru gestiunea documentelor în Administrația Publică

10 Noiembrie 2021 Timp de citire: 8 minute

În ultimii doi ani, Administrația Publică din România a intrat într-un proces forţat de digitalizare, pe măsură ce legislaţia a introdus obligativitatea utilizării canalelor de comunicare online în relaţie cu cetăţenii. La termenele deja presante pentru soluţionarea cererilor şi informarea petenţilor, se adaugă şi o lege recentă, care interzice solicitarea de copii ale unor documente oficiale, şi care va deveni activă din ianuarie 2022.

Iată de ce, Administraţia Publică din România trebuie să-şi transforme fundamental modul în care procesează informaţiile şi documentele, pentru a comunica transparent cu cetăţenii, dar şi pentru a rămâne eficientă şi a respecta cerinţele legislaţiei actuale.

Canon propune o rezolvare inteligentă a acestor probleme, prin intermediul Therefore, o soluţie pentru managementul complet al informațiilor, pe întreg ciclul de viaţă, de la transformarea în documente digitale, editare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, până la arhivarea pe termen lung şi chiar distrugere.

Utilizată de câteva mii de organizaţii la nivel global, Canon Therefore este o soluţie ce integrează numeroase inovaţii şi care schimbă fundamental modul de lucru cu informațiile şi documentele.

Ce câştigă organizaţiile care utilizează Canon Therefore?

În România, puţine organizaţii publice deţin şi operează un sistem complet de management al documentelor. În majoritatea cazurilor exista o registratură electronică, un flux simplu de procesare şi facilităţi de stocare şi arhivare a documentelor digitale. Dacă în trecut, principalul obiectiv al unui sistem de document management era să proceseze eficient hârtia, soluția de la Canon oferă mai mult decât atât.

Canon Therefore permite captarea şi digitalizarea documentelor, indexarea, arhivarea şi recuperarea acestora, căutarea şi partajarea facilă a informaţiilor, în cadrul organizaţiei sau în afara acesteia, totul într-un mod securizat şi în acord cu cerinţele GDPR. Mai mult, Canon Therefore include funcționalități avansate de analiză, pentru a facilita luarea informată a deciziilor, eliminarea procedurilor birocratice şi simplificarea metodologiilor de lucru.

Captează date din orice sursă

Canon Therefore captează date în orice format, fizic sau digital. Documentele electronice sunt importate automat sau manual din cele mai diverse aplicaţii (de la Microsoft Office, la sisteme ERP) sau din clientul de e-mail (Exchange, de exemplu). Documentele pe format de hârtie sunt preluate prin integrare cu cele mai diverse echipamente de scanare şi OCR-izare, cu opţiuni automate de clasificare şi indexare.

Arhivă digitală securizată

Securitatea şi confidenţialitatea sunt elemente esenţiale pentru Canon Therefore, fiind integrate în arhitectura soluţiei încă de la design. Există multiple niveluri de control şi definire ale drepturilor de acces, atât la nivel de utilizator, cât şi de grupuri de lucru. Sistemul verifică autenticitatea documentelor la fiecare interogare, iar funcţionalităţile complexe de back-up asigură recuperarea rapidă a acestora în cazul oricărui incident.

Fluxuri de lucru eficiente

Canon Therefore permite modificarea, actualizarea şi gestiunea informațiilor într-un mod unitar, la nivelul tuturor departamentelor sau serviciilor dintr-o organizaţie. Colaborarea este facilă, iar funcţionarii pot lucra în paralel pe un documente, pot identifica uşor modificările, aloca task-uri şi urmări gradul de realizare a acestora, în cadrul fluxurilor de lucru.

Mulţumită unor conectori performanţi, Canon Therefore se integrează cu cele mai diverse aplicaţii de productivitate Microsoft Office, SharePoint, Dynamics NAV,  SAP Netweaver, baze de date relaţionale şi servicii de stocare în cloud.

Acces la informații oriunde şi oricând

Cu Canon Therefore, documentele sunt identificate rapid pe baza metadatelor asociate, indiferent de aplicaţia sau serverul de fişiere unde sunt păstrate. Partajarea documentelor între departamente sau servicii este facilă, atât direct în sistem, cât şi prin email sau alte canale de comunicare autorizate. Versiunea mobilă a Canon Therefore este accesibilă de pe orice dispozitiv, telefon inteligent sau tabletă, care rulează atât Android, cât şi iOS.

Interfaţă simplă şi intuitivă

Pentru a creşte adopţia, Canon Therefore oferă o interfaţă simplă şi intuitivă, complet customizabilă. Utilizatorii au acces la preview-uri ale documentelor şi date în timp real, iar căutarea informaţiilor este dinamică. Practic, utilizatorii primesc răspunsuri la căutări, pe măsură ce tastează cuvintele cheie.

Automatizări avansate

Pentru că într-o instituție publică, la soluționarea unei probleme lucrează mai mulţi funcţionari, Canon Therefore scanează şi indexează permanent locaţiile şi conturile unde sunt procesate documentele pentru a automatiza fluxul informaţional. Astfel, documentele avansează mai rapid în cadrul unui flux, iar eficienţa creşte.

Analize şi Audit

Sistemul generează rapoarte complexe de activitate şi oferă trasabilitate asurpa tuturor documentelor. Permite auditarea oricărei acţiuni asupra unui document şi asigură respectarea normelor de protecţie a datelor confidenţiale şi a regulilor de acces.

O platformă în spiritul GDPR

Sectorul public procesează cu precădere informații confidenţiale despre cetăţeni, iar cazurile de avertismente şi amenzi pentru încălcarea prevederilor GDPR au fost numeroase în ultimii ani.  Canon Therefore integrează un set extins de funcționalități, care să ajute la respectarea acestor reglementări, de la securizarea accesului şi auditarea oricăror modificări asupra documentelor, până la gestionarea facilă a acordurilor de procesare a datelor confidenţiale şi perioadelor de timp pentru care pot fi păstrate anumite date.

Canon Therefore este o soluţie potrivită pentru orice organizaţie din administraţia publică locală sau centrală, indiferent de complexitate sau dimensiune. Ajută la captarea rapidă a documentelor fizice sau virtuale şi integrarea acestora în cele mai diverse fluxuri de lucru. Oferă acces în timp real printr-o interfaţa web, indiferent de locaţie şi dispozitivul utilizat, pe baza unor drepturi definite la nivel de utilizator.

Canon Therefore este o platformă care excelează ca funcționalități colaborative şi analitice, iar interfaţa este simplu de utilizat de către orice angajat,  chiar şi fără cunoştinţe digitale avansate. Se integrează facil cu aplicaţiile şi echipamentele altor furnizori, ceea ce nu blochează resurse şi creşte valoarea investiţiilor precedente în tehnologie.

Canon Therefore asigură creşterea capacităţii Administraţiei Publice din România de a gestiona în mod eficient documentele, indiferent de formatul şi sursa acestora, asigurând ordine, transparenţă şi promptitudine în servirea interesului public.

Soluția Canon Therefore pentru gestiunea documentelor în Administrația Publică este disponibilă prin ecosistemul de parteneri NOD.