Like Us
Follow UsMicrosoft 365 este o suită foarte bogată în funcționalități gândite să simplifice activitatea utilizatorilor. Puțini ajung să le știe pe toate, însă după ce le descoperă devin parte din rutina zilnică. Selecția de mai jos are chiar ascet scop, să scoată la lumină câteva elemente care ajută utilizatorii de Microsoft 365 să lucreze mai inteligent și mai eficient. Dacă tot beneficiați de o suită premium, este pacat să nu o exploatați corespunzător, pentru a vă face mai ușoară viața profesională.
Iată cele 12 funcționalități cheie în Microsoft 365 pe care vi le propunem astăzi.
Autochat în Teams
La fel ca și în Whatsapp, unde vă puteți trimite mesaje singuri, Teams permite acum inițierea unei sesiuni de autochat, prin care vă lăsați singuri note, alerte, rememorări, fișiere, fotografii și capturi de ecran. Puteți chiar să luați și note în timpul unor discuții. Este un spațiu ușor de accesat unde puteți crea, de asemenea, componente Loop (o aplicație colaborativă disponibilă pentru conturile Microsoft 365 Premium și Business) care pot fi apoi trimise colegilor de muncă.
Transcrierea întâlnirilor online
Dat fiind numărul mare de întâlniri online, ajungem să uităm detalii importante, ceea ce ne pune memoria la încercare atunci când cineva ne solicită minuta unei discuții. Din fericire, Teams are o soluție pentru asta și acum puteți transcrie întâlnirile în timp real. Textul apare alături de înregistrare și include numele vorbitorului și marcajele de timp. Aceasta se combină cu alte caracteristici recente de subtitrare și traducere din cadrul Teams. Spre exemplu, Copilot for Sales, dacă este adăugat la o întâlnire Teams, generează automat un rezumat al întâlnirii dacă întâlnirea este înregistrată cu transcrierea activată.
Crearea unui rezumat automat în Word
Nu doar ChatGPT are capacitatea de a face o sinteză a unui document, ci și editorul Word din Microsoft 365. Această funcție este disponibilă doar online și face parte din unele noi integrări de Inteligență Artificială (IA) în cadrul Microsoft 365. În Word (în prezent, doar online), faceți clic pe instrumentul Editor din fila Acasă și derulați până la Generare de text. Plasați cursorul în document acolo unde doriți să adăugați un rezumat și faceți clic pe butonul care apare în panoul Editor. Rezumatul se bazează pe primele 1000 de cuvinte din document.
Shortcut-uri în Teams
Similar cu Slack, Teams are comenzi rapide care accesează diverse funcții direct din câmpul de căutare. Puteți schimba starea, puteți face un apel sau puteți trimite un mesaj cu aceste comenzi simple.
Iată câteva exemple utile: /call – Inițiere apel /chat – Trimite un mesaj /org – Vezi structura organizației unei persoane /files – Vezi fișierele recente /available – Setează-ți starea la disponibil /busy – Setează-ți starea la ocupat /mentions – Setează-ți starea la „nu deranja” /activity – Vezi activitatea cuiva.
Continuați de unde ați rămas
Nu v-ar plăcea să reluați lectura unui document de unde ați rămas anterior? Ei bine, în Microsoft Office 365, se poate. Funcția Continuă citirea în MS Word permite reluare lecturii unui document de unde ați rămas anterior, deoarece aplicația marchează locul. Iar ce e și mai bine este că puteți relua lectura și dacă deschideți documentul pe un alt dispozitiv conectat la contul Microsoft 365.
Meet Now
De cele mai multe ori, în relațiile de business, totul este organizat și planificat, însă uneori este nevoie și de decizii ad hoc. Funcționalitatea Meet Now din Teams transformă un mesaj trimis pe chat într-o discuție video față în față, fără programare și confirmare. Uneori, viteza de reacție chiar face diferența.
Gestiunea activității personale cu To Do și Lists
Microsoft 365 include mai multe unelte de gestionare a sarcinilor și informațiilor. Cu Microsoft To Do, vă puteți gestiona și monitoriza orice sarcină individuală, primită sau alocată, cu posibilitatea alocării de alerte, reminiscențe, termene limită, note suplimentare etc. To Do include și funcționalitatea „My Day” pentru organizarea programului zilnic și crearea unei rutine cu task-uri și subtask-uri de făcut în fiecare zi. Microsoft Lists este pentru organizarea informațiilor, pe cele mai diverse criterii, de la cărți și filme, la proiecte de business, produse, evenimente etc.
Alert Me în SharePoint
Pentru a nu mai verifica manual dacă un anumit document a fost actualizat sau pentru a realiza după ce ați trimis un document că există o versiune nouă, folosiți funcționalitatea Alert Me din SharePoint și veți primi automat un e-mail sau un mesaj text când se fac modificări la un fișier sau o bibliotecă. Aceasta este una dintre cele mai apreciate trucuri și sfaturi Microsoft 365 pentru a crește accesibilitatea actualizărilor fișierelor pe toate dispozitivele membrilor echipei. Pentru a seta o alertă pentru o bibliotecă sau listă întreagă, selectați Bibliotecă sau Listă, Alert Me, și apoi Set Alert on This Library.
Partajarea în Teams
Teams are câteva modalități excelente de a face mai ușoară partajarea conținutului, inclusiv Loop, despre care aminteam anterior. Puțini utilizatori știu însă ca în cadrul aplicației Teams (atat pe Windows, cat și pe Mac), pot folosi butonul de partajare conținut pentru a oferi acces la un whiteboard sau chiar la un document fizic expus camerei video de pe telefon sau PC.
Speech to Text
Dacă nu aveți chef să introduceți manual un text, Microsoft 365 oferă instrumente de dictare și recunoaștere vocală de tip speech to text. Utilizați funcția “Dictate” în Word, PowerPoint și Outlook pentru a converti cuvintele rostite în text scris cu exactitate. Aveți nevoie doar de un microfon bun și un spațiu relativ liniștit. Nu este doar o modalitate de a economisi timp, ci și o caracteristică utilă de accesibilitate pentru cei cu probleme de mobilitate sau dexteritate.
Aprobări direct în Teams
Utilizatorii de Microsoft 365 pot cere direct în Teams aprobări pentru cele mai diverse acțiuni: documente, proiecte, conținut, design, task-uri etc. Astfel, nu mai folosiți telefonul sau emailul pentru aprobări și nici nu mai pierdeți urma acestora. În secțiunea Aprobari veți avea un istoric detaliat: persoane implicate, solicitare status. Totul devine simplu și transparent.
Integrare cu sisteme audio-video inteligente
Pentru derularea video-întâlnirilor, Microsoft are o strategie de tip BYOD (Bring Your Own Device) care permite utilizarea sistemelor inteligente. Utilizatorii de Teams Premium sau Copilot pentru Microsoft 365 pot utiliza boxe inteligente cu microfon sau sisteme video cu funcționalități AI care ajută la urmărirea vorbitorilor în timpul întâlnirilor, focalizarea pe aceștia, contorizarea în mod anonim a numărului participanților și gradul de ocupare al sălilor de ședințe etc.
Suita de productivitate Microsoft 365 este disponibilă în multiple versiuni, care includ sau nu unelte ca Teams și Microsoft Copilot. Contactați un reprezentant NOD pentru a selecta planul de licențiere potrivit pentru afacerea dvs.
