Platforme de colaborare si eficientizare in organizatii, Stiri

Funcţionalităţi Microsoft 365 de care nu ştiai

26 October 2020

Interesul pentru automatizarea sarcinilor repetitive şi a fluxurilor de lucru nu este nou, însă a crescut semnificativ pe fondul exploziei de notorietatea a tehnologiei Robotic Process Automation (RPA) şi implicit a roboților software. Dincolo de notorietate a crescut însă şi numărul soluțiilor pe care companiile le au la dispoziție pentru  automatizarea fluxurilor de lucru. Microsoft Power Automate (cunoscut anterior şi ca Flow) este un asemenea exemplu, de soluție care permite eliminarea task-urilor de rutină, mari consumatoare de timp. Totul fără programare şi cu efort minim.

Efectele automatizării

Tradițional automatizarea era asociată proiectelor  ERP şi CRM, care permiteau circulația fluidă a informației între diverse departamente şi limitau înregistrările redundante. Transferul datelor în afara acestor sisteme era însă dificil sau limitat, ceea ce afecta flexibilitatea unei companii, mai ales în contextul creșterii numărului de aplicații (cloud sau on premises) utilizate de angajaţi. Tehnologiile din aria RPA şi DPA (Digital Process Automation) au ridicat aceste bariere şi au permis datelor să circule libere, după nevoile fiecărui utilizator sau department. Aceasta a contribuit la eliminarea a numeroase sarcini repetitive de procesare a datelor şi documentelor şi la creșterea agilității operaționale.

În luna aprilie, studiul Forrester „The Total Economic Impact Of Power Automate” evidenția ca automatizarea contribuie cu 27.4% la reducerea erorilor apărute la prelucrarea informațiilor, dar şi că utilizarea Power Automate aduce un câștig de timp de cca 25% faţă de alte soluţii alternative.

Power Automate este mai degrabă un produs de Digital Process Automation şi creează fluxuri automate între aplicații şi servicii, cu ajutorul unor șabloane şi conectori predefiniți în platformă. Power Automate nu poate emula activitatea unui angajat asemenea unui robot software, însă poate crea fluxuri inteligente care să ducă la sincronizarea automată de date şi fișiere, crearea de notificări, colectarea de informaţii etc. Obiectivul final: utilizatorii să lucreze mai eficient şi să câștige timp.

Important de știut, Microsoft Power Automate a fost poziționat de Gartner ca vizionar în Magic Quadrant for Robotic Process Automation pe 2020 cu precădere pentru disponibilitatea ca serviciu pe o platformă low-code, cu o infuzie puternică de Inteligenţă Artificială şi posibilitatea de a conecta în egală măsura aplicații moderne sau vechi.

Ce poți automatiza cu Microsoft Power Automate?

Iată câteva exemple simple de task-uri automatizate cu Microsoft Power Automate:

Salvarea automată în One Drive a unor documente atașate la email

Inițierea automată a unui flux de aprobare la adăugare unui element într-o listă

Expedierea unei notificări la apariția unui nou document într-o librărie SharePoint

Crearea unui task în Planner şi postarea unui mesaj în Teams la adăugarea unui răspuns nou în Microsoft Forms

Salvarea într-o listă pe SharePoint a unor posturi sau comentarii din social media, dacă includ anumite hashtag-uri

Publicarea în Teams a unor mesaje din social media, la utilizarea unor hashtag-uri specifice

În mod evident pot fi realizate şi automatizări mai complexe, care însă necesită o bună cunoaștere a Microsoft Power Platform (platformă care integrează şi PowerApps, Power BI) sau suport din partea unui partener specializat. Există companii care au automatizat procesul de înrolare a unui nou angajat, sortează automat corespondența electronică şi o aloca pe diverse categorii (în funcție de subiect, documente atașate etc) sau generează fluxuri automate de service la deschiderea unui tichet. Puteți accesa un demo aici.

Confidențialitate şi licenţiere

Cineva ar putea spune că circulația datelor este un subiect sensibil, mai ales în epoca post GDPR. Nu exista însă motive de suspiciune. Fluxurile create cu Power Automate sunt corelate cu Azure Active Directory (Azure AD) şi alte soluții Microsoft de securitate, iar companiile pot controla permisiunile de acces, atât la nivelul datelor cât şi al aplicațiilor, ceea ce asigură complianța cu GDPR.

Microsoft Power Automate poate fi licențiat ca serviciu individual sau inclus în Microsoft 365. Licențierea separată poate fi realizată la nivel de utilizator (cu sau fără funcționalități de RPA) sau la nivel de fluxuri, fără limită de utilizatori. Power Automate poate fi şi componentă în Microsoft 365, în cadrul planurilor E1, E3 şi E5, deci pragul de intrare este 6.70 Euro/lună/utilizator, la contractarea unei subscripții anuale. Schema de prețuri o găsiți aici.

Integrarea în Microsoft 365 deschide numeroase oportunități de automatizare a fluxurilor şi sarcinilor repetitive, deoarece planurile care conțin Power Automate sunt foarte răspândite printre companiile romanești. Este nevoie doar de conștientizarea rolului şi beneficiilor pe care le aduce automatizarea şi identificarea unor scenarii de utilizare relevante pentru fiecare client în parte. Partenerii NOD care doresc să exploreze acest segment de servicii sunt rugați să contacteze reprezentatul regional.

© 2020 NOD Academy