Infrastructura pentru comunicatii, Platforme de colaborare si eficientizare in organizatii

Evoluție și revoluție în administrația publică

06 December 2019

 

„Deci mâine trebuie să am la mine: cererea pentru obținerea autorizației, avizul de la asociație, copie după buletinul meu și al nevesti-mii și după certificatul de căsătorie – mai bine iau și originalele, adeverința de la administrația fiscală, chitanța și formularul completat luat de la ei.

Programul cu publicul începe la 8:30, da’ mai bine mă duc de pe la 7, că precis e coadă de la prima oră.

Și să nu uit să întreb la ghișeu ce se întâmplă cu cealaltă cerere depusă, că a trecut termenul și nu am primit nimic încă. Și dacă tot mă duc să văd și cât am de plată la…“

E un „scenariu“ des întâlnit în România, care explică de ce percepția asupra interacțiunii cu administrația publică locală a multor conaționali nu este foarte bună, lucru confirmat atât de studiile interne, cât și rapoartele la nivel european. De exemplu, un studiu IRES –Barometrul percepției calității serviciilor publice din Romania – arăta că încă din 2015 mai mult de 3 sferturi dintre respondenți considerau că este nevoie de o reformă a administrației atât la nivel județean (77%), cât și local (76%). Motivele: 56% se declarau nemulțumiți și foarte nemulțumiți de numărul actelor necesare, 54% – de proceduri, iar 53% – de timpul de așteptare.

Și statisticile la nivel UE ne situează în topul nemulțumiților. Conform unui studiu Eurobarometru, în 2016 sub 30% dintre români apreciau calitatea serviciilor publice drept „bună“, în timp ce peste 60% o calificau drept „relativ slabă“ sau „foarte slabă“.

Cetățeanul are așteptări

Tot studiile arată că adoptarea și dezvoltarea serviciilor electronice reprezintă cea mai eficientă metodă de reformă a administrației publice. O concluzie confirmată deja de sute de studii de caz realizate la nivel european, dar și în România. Și nu doar în marile orașe, ci și la nivelul administrațiilor județene și chiar al comunelor.

Este o evoluție firească pentru că, pe de o parte, cerințele cetățeanului din mediul rural nu diferă major de cele ale „orășeanului“. Și unul și celelalalt își doresc să poată consulta direct pe site-ul administrației căreia îi sunt arondați ce taxe și impozite trebuie să plătească și să o poată face online. Ambii vor să poată solicita și să primească via e-mail documente, fără a mai trebui să se deplaseze personal și să stea la coadă pentru a le depune. Și vor să aibă informații la zi despre ce se întâmplă cu cererile depuse. Și să poată semnala rapid problemele cu care se confruntă în comunitatea lor. Și multe altele.

Pe de altă parte, normalitatea „așteptărilor“ este dată și de creșterea gradului de utilizare a Internetului în rândul populației, care se extinde constant. Conform datelor ANCOM, anul trecut rata de penetrare a conexiunilor mobile ajunsese la 88%, iar cea a Internetului fix – la 62%, (mediul rural a crescut la conexiuni fixe cu 13% față de +4% cât s-a înregistrat în urban).

Ce câștigă Administrația Publică?

Adoptarea serviciilor electronice nu este însă benefică doar cetățenilor, ci și funcționarilor publici, la toate nivelurile aparatului administrativ. Și asta nu doar pentru că astfel se îmbunătățește calitatea interacțiunii dintre instituție și cetățean, ci și pentru că se obține o eficientizare a întregului procesul birocratic.

Să luăm exemplul concret al unei primării. Prin adoptarea unui sistem integrat de digitalizare a interacțiunii cu instituțiile statului, orice funcționar – de la primar, la secretari – poate ști în timp real ce acte intră și ies din instituție, când au fost depuse, care sunt termenele și în ce punct se află pe „traseul“ de validare.

Cu un astfel de sistem interacțiunea cu cetățeanul este optimizată din start pentru că solicitările și sesizările online, precum și documentele depuse în format electronic fizic sunt gestionate centralizat și repartizate automat departamentelor corespunzătoare. La rândul său, și procesul de arhivare este simplificat substanțial, în timp ce găsirea unui act vechi nu mai necesită „săpături“ prin sute de bibliorafturi prăfuite.

Mai mult, toate hotărârile, dispozițiile și anunțurile de interes public pot fi publicate automat pe site-ul primăriei, răspunzând astfel cerinței tot mai stringente de transparență a actului decizional. Sunt tot mai multe administrații locale din România care au dus această idee mai departe adoptând conceptul de bugetare participativă, prin care cetățenii se implică activ în stabilirea priorităților de investiții ale unei comunități.

O oportunitate de business

Lista beneficiilor pe care un sistem integrat de digitalizare a interacțiunii cu instituțiile statului este lungă și bine cunoscută funcționarilor publici. Despre informatizarea administrației se vorbește de mai bine de 20 de ani, dovadă și strategiile guvernamentale întocmite de-a lungul timpului.

Administrațiile publice locale s-au aliniat acestor inițiative însă în ritmul propriu, dictat de capacitățile și cerințele cetățenilor. Pentru marea lor majoritate, în prima decadă, informatizarea a însemnat aproape exclusiv achiziția de echipamente hardware. A fost o etapă necesară care continuă și în prezent, cerințele de performanță și capacitate evoluând constant.

În cea de a două decadă însă, „nevoile“ software au devenit tot mai vizibile. Evidențele ținute în Word, rapoartele făcute în Excel, documentele arhivate în diverse versiuni și în mai multe locuri au început să fie înlocuite cu aplicații dedicate. La scurt timp, a apărut problema eterogenității, respectiv a interoperabilității acestor aplicații. Este un „nod gordian“ cu care încă multe administrații locale se luptă și în prezent.

 

Soluții precum CityManager sunt special concepute pentru a rezolva astfel de probleme. Principalele avantaje competitive sunt flexibilitatea – au o structură modulară, ce acoperă de la Registratură, până la Control Intern Managerial – și faptul că răspund nevoilor reale ale unei UAP, valorificând peste 18 ani de experiență în colaborarea cu administrația publică.

Și nu în ultimul rând – accesibilitatea. Drept dovadă, cei peste 100 de clienți activi și studiile de caz pe care le puteți accesa aici. Sunt poveștile de succes ale Primăriilor care au implementat soluții TIC în strategia de dezvoltare locală a Comunelor. Toate demonstrează că și în comunele mici oamenii au nevoie de digitalizarea interacțiunii cu instituțiile statului și că mediul rural reprezintă o oportunitate de business, în condițiile în care aproape 46% din populația României locuiește în acest mediu.

Dacă doriți să o valorificați, consultanții NOD vă stau la dispoziție.

 

© 2020 NOD Academy